Nowe zasady przygotowywania sprawozdań dla spółek. Czy firmy są gotowe na ich nową formę?

Koniec marca to dla biur księgowych gorący okres. Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego dla spółek w nowej, elektronicznej formie mogło generować zamieszanie. Przedsiębiorcy na dalsze czynności mają trochę więcej czasu. Jednak i ich obowiązują nowe przepisy wprowadzone w tym zakresie. Co zmieniło się w przepisach i jak się przygotować?

Terminy dotyczące przekazywania sprawozdania finansowego są nieubłagane. Dokument musi być sporządzony przez biuro księgowe do 31 marca. W następnym kroku jest on zatwierdzany przez radę nadzorczą, walne zgromadzenie wspólników lub właściciela przedsiębiorstwa. Musi to nastąpić do końca czerwca. Następnie
w ciągu 15 dni musi być przekazane razem z uchwałą o jego zatwierdzeniu do rejestru sądowego (gdy obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania dotyczy podmiotu zarejestrowanego w KRS) lub do Krajowej Administracji Skarbowej (jeżeli obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania dotyczy podmiotu niezarejestrowanego w KRS). Wydaje się proste, ale zmiany przepisów mogą w tym roku zaskoczyć przedsiębiorców…

Jak sprostać wymaganiom ustawy?

W poprzednich latach przedsiębiorcy podpisywali formę papierową tego dokumentu i przesyłali do wybranego urzędu. W tym roku jednak nie będzie to już takiego proste. Dlaczego? Na podstawie zmian prawnych, obowiązujących od
1 października 2018 roku, sprawozdania finansowe należy sporządzać i przesyłać już tylko w formie elektronicznej. Zgodnie ze strukturą i formatem określonymi przez Ministerstwo Finansów. Sprawozdanie takie musi zostać podpisane przez wszystkie zobowiązane osoby – do wyboru jest podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Każdorazowo dokument jest zapisywany w pliku „xml”. Instrukcja wydaje się prosta, w praktyce budzi jednak sporo problemów. Przekazanie dokumentu w odpowiedniej formie, po podpisaniu profilem zaufanym przez kilku wspólników, może okazać się wyzwaniem dla przedsiębiorców.

Rozwiązaniem może okazać się elektroniczne archiwum. Wgląd do dokumentu mają tylko uprawnione osoby. Nie bez znaczenia jest także łatwość dostępu – wystarczy do tego komputer, laptop czy smartfon z podłączeniem do internetu. Przechowywane dane są bezpieczne, nienarażone na wypadki losowe. E-archiwum zdecydowanie ułatwia życie biurom księgowym i przedsiębiorcom. Obieg dokumentów jest szybszy i łatwiejszy do śledzenia odbioru oraz nanoszonych zmian. Taką opcję elektronicznego archiwum oferuje na polskim rynku m.in. platforma Ebi24. Platforma do elektronicznego obiegu dokumentów w firmach daje duże spektrum możliwości – od elektronicznej archiwizacji każdego rodzaju dokumentu, poprzez obsługę e-faktur i bieżącej, firmowej dokumentacji, aż po możliwość przygotowywania różnego rodzaju zestawień. Dostęp do e-archiwum w ramach abonamentu jest 24 godziny na dobę i praktycznie z każdego miejsca na świecie. Ma to też szczególne znaczenie w przypadku jakiejkolwiek kontroli w przedsiębiorstwie lub potrzeby przekazania dokumentacji wskazanej osobie. Dotychczas takie systemy dostępne były głównie dla największych firm  i korporacji – ze względu na cenę. Wprowadziliśmy na polski rynek system dostępny cenowo nawet dla jednoosobowych działalności gospodarczych – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający Ebi24.

Co ważne w przypadku nowych przepisów – zmianie uległ również termin w jakim należy przechowywać sprawozdania finansowe. Wcześniej był on nieokreślony przez ustawodawcę. Oznaczało to możliwość kontroli także po kilkunastu latach. Obecnie okres ten został skrócony do 5 lat. Dlatego w przypadku bieżących sprawozdań warto pomyśleć o archiwum elektronicznym, które znacznie uprości życie przedsiębiorców. Starsze dokumenty należy przechowywać w ich pierwotnej, fizycznej formie – co nie jest bez znaczenia w przypadku miejsca i… czasu. Można jednak rozważyć ich zeskanowanie i przeniesienie do archiwum elektronicznego.