Platforma EBI24, czyli e-faktury najnowszej generacji

Elektroniczne zarządzanie fakturami nieuchronnie zastąpi papierowy obieg dokumentów, bo jest po prostu wygodniejsze i oszczędniejsze. W krajach europejskich już blisko 80 proc. przedsiębiorców używa e-faktur. Polska również pod tym względem goni Europę, zwłaszcza że dostępne są coraz bardziej zaawansowane narzędzia takie, jak platforma EBI24.

System EBI24 to platforma elektronicznej wymiany faktur pomiędzy firmami. Pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej, przechowywanie ich oraz eksportowanie do programów księgowych. Co istotne obsługuje również inne dokumenty np. zlecenia, czy zamówienia. Monitoruje koszty i przychody, a także rozliczenia z fiskusem. Umożliwia kreowanie raportów według potrzeb. Funkcje odróżniające system EBI24 od innych programów do wystwiania faktur elektronicznych to m.in.: elektroniczne potwierdzenie odbioru, obsługa faktur korygujących, pełnoprawne archiwum elektroniczne, bezpośredni dostęp dla biura rachunkowego (tworzenie uprawnień użytkowników), przy jednoczesnym braku konieczności dostarczania wersji papierowych dokumentów do księgowej.

Platforma pozwala na generowanie różnego wszystkich rodzajów faktur, np.: faktur VAT, rachunków, faktur zaliczkowych, faktur proforma, faktur korygujących, faktur uproszczonych. Umożliwia dodawanie dowolnej liczby pozycji z towarem lub usługą. Następnie e-faktura jest wysyłana do odbiorcy w bezpiecznych sposób. Wystawca wie, czy dotarła, otrzymuje bowiem potwierdzenie odbioru. Jeśli jest taka potrzeba, może wystawić fakturę koorygującą. EBI24 pozwala w łatwy i szybki sposób wystawiać i wysyłać faktury korygujące a ich odbiór i zatwierdzenie to kwestia zaledwie kilku chwil – tyle ile dociera maila do odbiorcy, Jeśli faktura nie została zapłacona w terminie, system o tym poinformuje.

Bezpieczeństwo jest priorytetem EBI24

– Potwierdzenie odbioru i szyfrowane przesyłanie faktur to jest coś, o co EBI24 bardzo dba. Te funkcjonalności są niezwykle przydatne zwłaszcza teraz, gdy zmieniły się przepisy dotyczące ochrony danych osobowych i weszło unijne rozporządzenie tzw. RODO. W świetle RODO wysyłanie faktur mailem to przeżytek, bo nie jest wystarczająco bezpieczne – zwraca uwagę Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI24.

W dużych firmach już teraz często obowiązuje standard elektronicznej wymiany danych, tzw. EDI (z ang. Electronic Data Interchange). W tym standardzie wysyłane są e-faktury. Platforma EBI24 pracuje w nim – wysyła faktury, a jeśli taka faktura trafi do systemu, zostanie poprawnie wyświetlona. Odbiorca faktury wysyłanej za pośrednictwem system EBI24 wcale nie musi mieć go zainstalowanego. Taki odbiorca dostanie po prostu zaszyfrowany link do dokumentu.

W Polsce nadal podstawową formą przechowywania faktur, nawet jeśli wysyłane są w formie pdf, jest ich drukowanie i archiwizowanie papierowych kopii. Tymczasem nie jest to ani rozwiązanie najwygodniejsze, ani najbezpieczniejsze, również w kontekście ochrony danych osobowych. – Plusów elektronicznego biura jest mnóstwo, począwszy od tego, że zwalnia nam się miejsce. Dokumenty łatwiej znaleźć, ryzyko zaginięcia lub uszkodzenia jest znacznie mniejsze. Dokumenty są bezpieczne i jeszcze na dodatek możemy monitorować kto, np. który nasz pracownik, ma dostęp do konkretnych dokumentów w konkretnym czasie – twierdzi Jacek Bartnik. Nadanie konkretnej osobie dostępu tylko do określonych dokumentów i na określony czas jest bardzo chwaloną przed przedsiębiorców funkcjonalnością systemu.

Inne korzyści ze stosowania platformy EBI24 to m.in.: możliwość powiązania dokumentów ze sobą np. faktury z fakturą korygującą, czy faktur z zamówieniami, szybki eksport faktur do biura rachunkowego i programu księgowego, pobieranie danych kontrahenta do faktury z bazy CEIDG, czy generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (zarówno JPK Faktura i JPK Magazyn).

E-faktura to nie przywilej dużych firm

– Nasza platforma jest dedykowana małym i średnim firmom, niezależnie od rodzaju działalności. Każdy przedsiębiorca bowiem potrzebuje mieć porządek w fakturach, możliwość ich bezpiecznego przechowywania i archiwizowania. Każdemu też przyda się funkcja raportowania – mówi Jacek Bartnik.

EBI24 sprawdzi się m.in. w agencjach nieruchomości, agencjach marketingowych, firmach z branży IT, biurach tłumaczeń, agencji ubezpieczeniowych, firmach transportowych, kancelaria prawnych i wielu innych. Platforma jest także przydatna osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą – doradcom, konsultantom, freelancerom itd.

xxx

System EBI24 to prosty,  intuicyjny i bezpieczny w obsłudze system wspomagający prowadzenie biura i obieg wszystkich rodzajów dokumentów – pozwala zamienić dokumentacje papierową na elektroniczną. System EBI24  umożliwiają również łatwe zarządzanie dokumentami w relacjach firma-firma ale również  wewnątrz przedsiębiorstwa. EBI24 pozwala na elektroniczne tworzenie różnego rodzaju dokumentów w tym faktur, przechowywanie i bezpieczną archiwizację a także zdalny podpis elektroniczny oraz obsługę JPK. Wszystkie te elementy sprawiają, że EBI 24 to rewelacyjne narzędzie dla osób, którym zależy na porządku w dokumentach, a także na łatwej ich wymianie między przedsiębiorstwami i pełnej kontroli z dowolnego miejsca w dowolnym czasie (www.ebi24.pl).